Is
『Is the report ready?』では、報告書が準備できているかを尋ねる be の形です。Is + 主語 + ...? の形で、職場で進み具合を確認するときに使います。
the
『the report』『the file』の the は、会話の中でどれか分かっている特定の報告書やファイルを示します。the + 名詞で、共有されている対象を指すときに使います。
report
『the report』の report は、ここでは確認や送付をする報告書を指します。the report のように冠詞の後ろに置いて、特定の文書を表します。仕事で文書の準備状況や送付を話すときに使えます。
ready
『Is the report ready?』『It is almost ready.』の ready は、報告書の準備ができた状態を表します。be + ready で、準備が整っているかどうかを述べます。仕事の資料や会議の準備状況を確認するときに使えます。
It
『It is almost ready.』『when it is ready』では、it は直前に話題になった報告書を指す主語です。一方、『I need it before the meeting starts.』では、it は必要なファイルを指す目的語です。既に話題に出た物を受けるときに使います。
almost
『It is almost ready.』の almost は、準備完了に近いが、まだ完全には終わっていないことを表します。almost + 状態や動作の表現で、「ほぼ〜」という範囲を示します。完成直前の進み具合を伝えるときに使えます。
Please
『Please send me the file when it is ready.』の Please は、依頼を丁寧にする語です。Please + 動詞の形で、相手にしてほしい行動を伝えます。職場でファイル送付などを頼むときに使えます。
send
『Please send me the file when it is ready.』の send は、ファイルを相手に送ることを表します。send + 受け手 + 物 の語順で、受け手の me と送る物の the file が続いています。相手に書類やファイルを送ってもらう依頼で使えます。
me
『send me the file』の me は、送付を受ける「私」を表します。send の後ろで受け手を示す目的語として使われ、send + me + 物 の語順になります。自分に何かを送ってほしいと頼むときに使えます。
file
『the file』『the new file』の file は、送ったり添付したりするデジタル文書を指します。the file のように the と組み合わせると、会話で特定されているファイルになります。仕事の資料を共有するときに使えます。
when
『when it is ready』の when は、ファイルの準備ができた時点を示します。when + 主語 + 動詞で、「〜したら」「〜するとき」という時の節を作ります。作業完了後の次の行動を伝えるときに使えます。
I
『I just finished ...』『I need it ...』『I am attaching ...』『I will check ...』の I は、それぞれの発言者自身を示す主語です。I + 動詞の形で、自分の行動や必要を述べます。自分が何をしたか、何をするかを伝えるときに使います。
just
『I just finished the last page.』の just は、終えた時点がたった今であることを表します。just + 動詞の過去形で、直前に完了した行動を伝えます。作業を終えたばかりだと知らせるときに使えます。
finished
『I just finished the last page.』の finished は、最後のページを終えたことを表し、finish の過去形です。finished + 目的語で、何を終えたかを示せます。作業や文書の一部が完了したことを報告するときに使えます。
last
『the last page』の last は、ページの中で最後に当たるものを示します。last + 名詞で、順序の終わりにある対象を表します。文書の最後の部分について話すときに使えます。
page
『the last page』の page は、報告書を構成するページを指します。the last page のように、順序を示す語の後ろに置いて特定のページを表せます。文書のどの部分を終えたか説明するときに使えます。
need
『I need it before the meeting starts.』の need は、ファイルが必要であることを表します。need + 物 の形で必要な対象を続け、ここでは it がその対象です。会議などの期限までに資料が必要だと伝えるときに使えます。
before
『before the meeting starts』の before は、会議が始まるより前の時点を示します。before + 出来事や節で、基準となる出来事より先の時間を表します。締切や開始時刻までに何かを済ませたいときに使えます。
meeting
『the meeting starts』の meeting は、ここでは職場の会議を指します。the meeting のように the を付け、話し手と聞き手が把握している会議を示します。会議の開始前に資料を準備する場面で使えます。
starts
『the meeting starts』の starts は、会議が始まることを表し、start の形です。主語 the meeting の後ろで、出来事の開始を述べています。『before the meeting starts』のように、ある出来事の開始を基準に時間を示せます。
am
『I am attaching the new file now.』の am は、主語 I とともに、今行っている動作を表す形を作ります。ここでは am が be の I に対応する形で、attaching と組み合わさって「添付している」という進行中の内容になります。自分が現在進めている作業を伝えるときに使います。
attaching
『I am attaching the new file now.』の attaching は、ファイルを送信に添付している動作を表します。am + attaching で、今その作業を進めていることを述べ、the new file が添付する対象です。ファイルを送る準備をしている相手に進捗を伝えるときに使えます。
new
『the new file』の new は、今回用意した新しいファイルであることを示します。new + 名詞で、対象の新しさを説明します。更新版や今回作成した資料を区別して伝えるときに使えます。
now
『I am attaching the new file now.』の now は、添付を現在行っている時点を示します。『It should be in your inbox now.』では、現時点では受信トレイにあるはずだという意味です。作業中の時点や、今の到着状況を伝えるときに使えます。
will
『I will check it right away.』の will は、これから確認する意思や予定を示します。will + 動詞の原形で、これから行う行動を述べます。依頼を受けてすぐ対応すると伝えるときに使えます。
check
『I will check it right away.』の check は、届いたファイルの内容や状態を確認することを表します。will の後ろでは check の形のまま使い、check + 物 で確認する対象を続けます。ファイルを受け取った後に確認すると伝えるときに使えます。
right
『right away』では、right は away と組み合わさって即時性を表す部分です。表現全体で「すぐに」という意味になり、ここでは check の実行がすぐであることを示します。依頼にすぐ対応すると伝える場面で使えます。
away
『right away』では、away は right と組み合わさって、行動を遅らせずに行う表現を作ります。表現全体で「すぐに」の意味になり、ここでは確認をすぐ行うことを示します。即座の対応を約束するときに使えます。
should
『It should be in your inbox now.』の should は、ファイルが今受信トレイにあると考えられる、という見込みを表します。should + 動詞の原形で、ここでは be と組み合わさっています。送信後の到着状況を断定ではなく見込みとして伝えるときに使えます。
be
『should be in your inbox』の be は、ファイルが受信トレイにある状態を表します。should の後ろでは be の形を使い、be + in + 場所で存在する場所を示します。ファイルなどの現在位置を伝えるときに使えます。
in
『in your inbox』の in は、ファイルが受信トレイの中にある位置関係を示します。in + 場所で、物がその場所にあることを表します。メールやファイルの所在を伝えるときに使えます。
your
『your inbox』の your は、受信トレイが聞き手のものであることを示します。your + 名詞の形で、相手に属する対象を表します。相手の受信トレイや資料の場所を指すときに使えます。
inbox
『your inbox』の inbox は、ここではファイルが届く相手側の受信トレイを指します。your inbox のように所有を示す語の後ろに置いて、誰の受信トレイかを表します。送ったファイルの到着場所を確認するときに使えます。